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La relance client en cas de retard de paiement est souvent une tâche chronophage et coûteuse. Pourtant, elle est essentielle pour une entreprise. Heureusement, ce processus peut être simplifié avec le courrier suivi électronique, une solution 100% dématérialisée permettant de tracer, conserver et prouver vos envois.
En quoi consiste cette solution ? Quelles sont les étapes pour relancer un client en cas de retard de paiement ? On vous explique tout !
Utiliser le courrier suivi électronique pour vos lettres de relance
Le courrier suivi électronique est une solution parfaitement adaptée pour l’envoi de vos relances en cas de retard de paiement. 100% dématérialisé, ce type de courrier permet d'effectuer la relance instantanément.
Envoyé en ligne, il élimine les délais d’acheminement et le courrier est déposé dans la boîte email du destinataire quelques minutes après l’envoi. Vous réduisez ainsi votre DSO de 2 à 4 jours, car vous n’êtes plus dépendant du service postal.
Pratique, rapide et économique, le courrier suivi électronique est particulièrement adapté aux entreprises qui cherchent à accélérer leurs procédures de recouvrement.
Pour bénéficier de tous les avantages du courrier suivi électronique, rendez-vous sur Postee. Une fois votre compte créé, vous pourrez envoyer vos relances client en quelques clics.
Vous commencerez par renseigner les informations relatives à votre destinataire, importer vos éventuelles pièces jointes, puis rédiger votre courrier. Vous pourrez même ajouter un lien de paiement.
Quelques minutes après l’envoi, vous recevrez une preuve de dépôt et d’envoi. Équivalente à un avis de passage, cette preuve permet dans la majorité des cas de faire courir les délais légaux. Selon l’action de votre destinataire, vous recevrez une preuve d’accusé de réception, de négligence ou de refus. Ainsi, en cas de litige, vous bénéficierez de toute la protection juridique nécessaire.
NB : Le courrier suivi électronique est valable aussi bien pour vos relances client que pour vos mises en demeure. Toutefois, ne bénéficiant pas de la même valeur juridique qu’une LRAR, il ne peut pas être utilisé lorsque la loi exige l’usage d’un recommandé. Dans ce cas, il faudra utiliser une Lettre Recommandée Électronique, le strict équivalent juridique d’un recommandé papier comme le prévoit l’article L-100 du CPCE.
Quelles sont les étapes en cas de facture impayée ?
En cas de facture impayée, la relance est la première étape pour obtenir des résultats concrets. Elle rappelle officiellement au client qu’il n’a toujours pas réglé sa facture et qu’il doit la régler.
Si cette première lettre de relance reste sans réponse, une seconde peut être envoyée, précisant qu’en cas de non-paiement sous un certain délai, une mise en demeure sera alors envoyée.
La mise en demeure constitue le palier suivant si la facture reste impayée. Elle doit respecter certaines règles de forme et comporter des mentions obligatoires. Elle notifie officiellement le client qu’une procédure judiciaire peut être engagée s’il ne règle pas la facture dans un certain délai. Il s’agit de la dernière étape avant les poursuites.
Si la mise en demeure reste sans réponse, il faudra se tourner vers le recouvrement judiciaire. Son but est d’obtenir un titre exécutoire afin que le client soit obligé de régler la facture. Il est nécessaire de saisir un juge et de suivre la procédure adaptée selon la situation. Le juge peut ainsi imposer au client de régler la facture.
